Условия защиты данных eKool

Настоящие условия защиты данных описывают, как eKool AS (регистрационный номер: 11160451, адрес: Теллискиви, 60/1, 10412 Таллинн; далее именуемое eKool или «мы») обрабатывает личные данные пользователей (далее именуемых «вы») образовательной информационной системы eKool, находящейся на сайте www.ekool.eu. Личными данными является всевозможная информация относительно вас (в том числе имя, контактные данные, информация об учебе, журнал действий и т. п.), а обработка личных данных включает в себя все операции, совершаемые с личными данными (в том числе чтение, сохранение, использование, обнародование и т. д.).

Защита личных данных очень важна для eKool, и мы относимся к ней с полной серьезностью. При обработке ваших личных данных мы выполняем обязанности, вытекающие из соответствующих действующих правовых актов Европейского союза и Эстонской Республики, а также соблюдаем принципы безопасной обработки личных данных. Со специалистом по защите данных eKool вы можете связаться по адресу электронной почты gdpr@ekool.eu.

Для обеспечения возможности пользования информационной системой eKool и в целях, связанных с оказанием нами вам услуг, eKool обрабатывает ваши личные данные в качестве ответственного обработчика. Помимо этого, eKool обрабатывает ваши личные данные в качестве ответственного обработчика от имени и под ответственность школы (далее именуемой «школа»), присвоившей вам соответствующую роль для пользования информационной системой eKool.

Обработка личных данных под ответственность eKool

При регистрации в качестве пользователя информационной системы eKool мы просим вас предоставить нам свои определенные данные, без которых пользование информационной системой eKool невозможно. Ваши личные данные eKool обрабатывает, прежде всего, для выполнения договора, заключенного с вами в отношении пользования информационной системой eKool (условия пользования eKool вы можете найти здесь), и для его подготовки. Также в определенных случаях eKool обрабатывает ваши личные данные на основании законного интереса, связанного с развитием коммерческой деятельности и повышением качества обслуживания, либо вашего отдельного согласия. Прежде всего, eKool может обрабатывать ваши личные данные в следующих целях:

• для установления личности;
• для обеспечения возможности пользования информационной системой eKool (в том числе для расчета и учета плат за обслуживание);
• для осуществления и защиты прав eKool, вытекающих из договора, заключенного для пользования информационной системой eKool;
• для управления и развития информационной системы eKool и предлагаемых нами услуг, а также для разработки новых решений;
• для анализа функционирования информационной системы eKool и связанных с ней приложений, а также для разработки и применения исправлений и новых решений;
• для проверки и в случае необходимости для исправления или дополнения по вашему требованию данных, веденных в информационную систему eKool, например для предоставления вам (как пользователю) поддержки;
• для оценивания и предотвращения связанных с оказанием услуги возможных коммерческих рисков или ущербов;
• для передачи сообщений, связанных с пользованием информационной системой eKool, и сообщений образовательного содержания;
• для передачи общих маркетинговых сообщений, знакомящих с eKool и нашими услугами. Вы можете отказаться от получения указанных сообщений в соответствии с инструкцией, содержащейся в каждом сообщении;
• чтобы обеспечить вам возможность посредством информационной системы eKool подавать ходатайства или совершать иные волеизъявления с целью пользования услугами (например, услуга страхования), предоставляемыми третьими лицами. При этом мы опираемся на ваше желание стать потребителем соответствующей услуги или получить связанное с ней предложение, наш законный интерес, связанный с расширением возможностей пользования информационной системой eKool, а в соответствующем случае также на юридическое основание, вытекающее из закона;
• для демонстрирования подходящей для вас рекламы и маркетинговых сообщений. При этом в ходе обработки личных данных с этой целью мы опираемся на свой оправданный интерес, который заключается в нашем желании предоставлять возможность бесплатного пользования информационной системой eKool (не считая пользования установленными в прейскуранте платными дополнительными услугами) и в то же время обеспечивать, чтобы демонстрируемая реклама была уместной, подходящей и полезной для вас. С помощью вышеописанной практики мы также хотим избежать перегрузки информационной системы eKool бесполезным для наших пользователей и мешающим им маркетинговым контентом. Поэтому при демонстрировании различной рекламы и различных маркетинговых сообщений мы учитываем вашу принадлежность к числу пользователей, у которых аналогичная роль, пол, возраст, класс или регион школы или которые связаны с одной и той же школой. Реклама и маркетинговые сообщения не демонстрируются, если вы активировали соответствующую платную дополнительную услугу.

В вышеуказанных целях eKool может обрабатывать следующие личные данные:

• идентификационные и контактные данные (в том числе имя и фамилия, личный код, адрес, номер телефона, адрес электронной почты);
• данные, связанные с аккаунтом в информационной системе eKool (в том числе пароль к логину);
• согласия или волеизъявление, связанное с обработкой личных данных или с пользованием информационной системой eKool;
• данные, связанные с ролью (ролями), присвоенной (присвоенными) вам школой;
• данные договоров, заключенных для пользования дополнительными услугами;
• журнал входов в информационную систему eKool;
• данные, связанные с запросами в службу поддержки пользователей;
• данные относительно пользовательских предпочтений в информационной системе eKool (в том числе активность пользования, предпочтение услуг, данные о посещении части сайтов и т. п.);
• данные относительно группирования или сегментирования пользователей на определенных основаниях;
• оценки связанных с учебной деятельностью задач и уроков, а также результаты связанных с ними анализов;
• данные, необходимые в связи с заключением договора о предоставлении соответствующей услуги (например, данные, необходимые для получения страхового предложения и оформления договора страхования (в т. ч. место назначения и даты поездки)), если вы выразили желание стать потребителем услуги, предоставляемой третьим лицом посредством информационной системы eKool.

Обработка личных данных под ответственность школы

При пользовании информационной системой eKool школа обрабатывает ваши личные данные в рамках выполнения задачи, входящей в общественные интересы (предоставление образовательной услуги), и для выполнения своих вытекающих из закона обязанностей. От имени и под ответственность школы личные данные обрабатываются в информационной системе eKool в следующих связанных с деятельностью школы целях:

• управление протекающим в школе учебным процессом и установленные в правовых актах сбор и хранение личных данных в связи с ним;
• поддержание сотрудничества школы и местного самоуправления в объеме, установленном в правовых актах;
• обеспечение доступа к информации об учебе ученику, родителю, законному представителю или иному назначенному школой лицу;
• поддержание учебного процесса посредством анализа результатов обучения;
• поддержание общения и сотрудничества между домом и школой.

В вышеуказанных целях школа обрабатывает в информационной системе eKool следующие личные данные:

• идентификационные и контактные данные (в том числе имя и фамилия, личный код/дата рождения, адрес, номер телефона, адрес электронной почты);
• данные, связанные с лицом (например, пол, связь с учеником, роль, присвоенная в информационной системе eKool);
• данные, связанные с учебой, результатами обучения и поведением (например, данные о поступлении и статусе занятий, изучаемые предметы, учебная программа, оценки, аттестат формирующего оценивания, класс, параллель, данные, связанные с пропусками уроков, данные приказов, замечания, данные решений педагогического совета, данные развивающих бесед, данные собеседований), а также
• прочие данные, необходимые для организации деятельности образовательного учреждения (например, данные о питании, предпочтение в питании, приложенные документы, замечания школы, а также номер, дата выдачи школьной карточки (выдаваемого ученикам электронного ученического билета или школьной карточки), школа и журнал пользования).

Обращаем внимание на тот факт, что помимо обработки личных данных в информационной системе eKool в соответствии с положениями Условий защиты данных школа обрабатывает ваши личные данные в соответствии с установленными самой школой целями, правилами и принципами, для получения информации относительно которых необходимо обратиться в школу.

Осуществление прав, связанных с обработкой личных данных

Как субъект данных вы имеете следующие права:

• право требовать предоставления информации относительно того, обрабатывает ли eKool ваши личные данные в рамках своей деятельности, и если да, то какие и как. При этом вы можете сами смотреть на странице профиля в информационной системе eKool свои личные данные в определенном объеме, приватные настройки и связанные со школой роли. Смотреть добавляемую школой информацию об учебе можно в соответствии с ролями, которые школа вам присвоила: ученик видит информацию о своей учебе, а родитель, законный представитель или иное назначенное школой лицо видит информацию об учебе связанного с ним ученика. В информационной системе eKool можно увидеть все изменения в информации об учебе за последние 30 дней (в том числе ее удаление и исправление). В отношении текущего учебного года можно смотреть всю информацию относительно оценок, пропусков, замечаний, заданий, описаний уроков и собеседований. В отношении предыдущих учебных лет можно смотреть итоговые оценки. Если школа отменяет назначенную вам роль, то она теряет доступ к личным данным, содержащимся в вашем профиле. Личные данные не обрабатываются с иной целью eKool, отличной от той, с которой они были собраны;
• право требовать исправления, уточнения или дополнения своих личных данных, если они неверны, неполны или недостаточны. В определенной части вы можете самостоятельно изменять и дополнять свои личные данные на странице профиля в информационной системе eKool. Однако, имея роль ученика, невозможно изменить свое имя и личный код, поскольку с ними связана хранящаяся в школах информация об учебной работе. Для изменения находящейся в школе информации об учебе необходимо связаться со школой;
• право запрашивать удаление своих личных данных. Удаление возможно прежде всего, например, в том случае, если eKool или школе больше не нужны ваши личные данные для их использования в целях, описанных в настоящих Условиях защиты данных, или в иных правомерных целях, или если eKool обрабатывает ваши личные данные с вашего согласия и вы отменили свое согласие, или если ваши данные обработаны незаконно;
• право предъявлять возражения в отношении обработки своих личных данных. Возражения можно предъявлять прежде всего в отношении обработки ваших личных данных на основании оправданной заинтересованности eKool, а также в отношении обработки личных данных, связанной с профильным анализом и прямым маркетингом. Для предъявления возражения по части обработки личных данных вы должны выполнить безопасный вход в eKool (с помощью ID-карты, Mobiil-ID, Smart-ID или через банковскую ссылку). Дача ответа на ваше возражение может занять до 1 месяца, начиная с момента предъявления возражения;
• право требовать ограничения обработки своих личных данных. Ограничение обработки уместно прежде всего в том случае, если вы оспорили верность своих личных данных, eKool или школе больше не нужны ваши личные данные для предоставления вам образовательной услуги, однако вы не хотите удалять данные, или если вы предъявляете возражение в отношении обработки;
• право требовать передачу личных данных другому ответственному обработчику действует в том случае, если eKool обрабатывает обнародованные вами личные данные с вашего согласия или в связи с заключенным с вами договором или его подготовкой. При передаче данных личные данные могут быть предоставлены в машиночитаемом формате непосредственно другому, указанному вами, уполномоченному обработчику. К предоставляемым данным не относится связанная со школой информация об учебе, поскольку основанием для ее обработки является выполнение общественной задачи школы, и при необходимости данные передаются по договоренности с учебным заведением. Для подачи ходатайства о передаче личных данных вы должны выполнить безопасный вход в eKool (с помощью ID-карты, Mobiil-ID, Smart-ID или через банковскую ссылку). Данные будут предоставлены в течение 1 месяца с момента подачи ходатайства. Ходатайство подается бесплатно, однако за рассмотрение необоснованных или преувеличенных ходатайств eKool может потребовать плату или отказаться от удовлетворения ходатайства/ходатайств;
• право оглашать прочие желания или ходатайства, связанные с обработкой своих личных данных, или требовать предоставления дополнительной информации относительно нее.

В соответствии с вышеуказанным вы можете в определенном объеме осуществлять свои права в информационной системе eKool самостоятельно. Если это невозможно, вы можете подать ходатайство об осуществлении своих прав, отправив запрос с цифровой подписью по адресу электронной почты gdpr@ekool.eu или по обычному почтовому адресу: Теллискиви, 60/1, Таллинн, 10412.

Обратите внимание на то, что ваши права, связанные с обработкой личных данных, не безграничны, и в определенных случаях права других лиц, оправданная заинтересованность и/или обязанности eKool или школы могут ограничивать осуществление ваших прав.

eKool хочет обеспечить правомерную, прозрачную и учитывающую ваши права обработку ваших личных данных и использует разумные меры для разрешения ваших возражений и ходатайств. Если вы считаете, что деятельность eKool недостаточна или права, связанные с обработкой ваших личных данных, нарушаются иным образом, то для защиты своих прав вы имеете право обратиться в орган надзора, которым является Инспекция по защите данных.

Хранение личных данных в информационной системе eKool

Ваши личные данные будут храниться в информационной системе eKool до тех пор, пока ваш аккаунт не будет закрыт. Закрытие аккаунта осуществляется на странице профиля, и для этого вы должны выполнить безопасный вход в eKool (с помощью ID-карты, Mobiil-ID, Smart-ID или через банковскую ссылку). После закрытия аккаунта и удаления связанных с ним личных данных аккаунт и личные данные невозможно восстановить, однако можно создать новый аккаунт с тем же логином.

Если вы не входили в eKool в течение по меньшей мере 5 лет и не имеете активной роли ни в одной школе, то ваш аккаунт закрывается, а личные данные удаляются. Закрытие неактивных аккаунтов осуществляется ежегодно 1 августа.

Вместо удаления eKool может анонимизировать личные данные, то есть привести их в такой вид, при котором невозможно установить вашу личность.

Несмотря на вышеизложенное, при закрытии аккаунта из информационной системы eKool не удаляются те ваши личные данные, которые eKool обрабатывает под ответственность школы, а также информация о входах в eKool и информация о начатых и дополненных вами беседах. Журнал ваших входов в eKool мы храним пять лет. Личные данные, обрабатываемые под ответственность школы, удаляются по истечении соответствующих установленных школой или вытекающих из закона сроков хранения.

Передача личных данных третьим лицам

Для выполнения установленных в Условиях защиты данных целей обработки личных данных и в связи с ними eKool может передавать ваши личные данные следующим третьим лицам:

• партнерам eKool, которые предоставляют нам услугу обработки личных данных или связанную с ней услугу (например, поставщики услуги передачи данных, услуга публикации, услуга архивирования и т. п.), при условии, что такие лица выполняют необходимые организационные, физические и информационно-технологические требования для сохранения и защиты конфиденциальности личных данных. Данные третьи лица являются уполномоченными обработчиками личных данных, которые имеют право обрабатывать личные данные только для оказания соответствующей услуги в необходимом объеме и необходимым образом, а также исходя из указаний eKool, соблюдая при этом вытекающие из применяемых правовых актов требования обработки личных данных;
• консультантам или прочим лицам, оказывающим услуги eKool (например, аудиторы, консультанты по юридическим и финансовым вопросам, адвокатские бюро или прочие лица), которые обрабатывают личные данные в рамках оказания своей услуги по полномочию eKool в качестве уполномоченного обработчика или на независимом правовом основании в качестве ответственного обработчика, при условии, что соответствующие лица обеспечивают выполнение вытекающих из применяемых правовых актов требований обработки личных данных;
• в виде сводных выписок – руководителям школ и Министерству образования и науки;
• прочим третьим лицам для осуществления и защиты своих прав (например, поставщику услуги взыскания задолженностей в случае нарушения договора, заключенного для пользования информационной системой eKool, предприятию, предоставляющему кредитную историю, органам, обеспечивающим правовую защиту) или для выполнения обязанностей, вытекающих из применяемых правовых актов;
• третьим лицам (например, страховщику), с целью пользования услугами которых вы подали заявление или совершили иное волеизъявление посредством информационной системы eKool;
• если соответствующая обязанность вытекает из применяемых в отношении eKool правовых актов или указаний, которым школа подчиняется как ответственный обработчик.

Личные данные оглашаются третьим лицам в любом случае только в таком объеме, какой требуется, исходя из цели соответствующей обработки личных данных либо из необходимости или обязанности оглашения данных. Личные данные не передаются третьим лицам, находящимся в такой стране, где не обеспечен достаточный уровень защиты данных.

Обеспечение безопасности личных данных

Информационная система eKool и содержащиеся в ней личные данные хранятся и обрабатываются в цифровом и физическом виде на безопасных серверах. Доступ ко всем обрабатываемым нами и нашими партнерами личным данным имеют только наши работники и работники наших партнеров, которым эти данные необходимы для выполнения трудовых обязанностей, связанных с установленными в настоящих условиях защиты данных целями, и которые обязаны при обработке данных соблюдать требования, установленные в регулирующих защиту личных данных правовых актах и настоящей политике конфиденциальности.

Изменение условий защиты данных

Настоящие условия защиты данных действуют с 17.04.2019. eKool имеет право в любое время в одностороннем порядке изменить условия защиты данных. Изменения и дополнения вступают в силу с момента публикации новой версии условий защиты данных в информационной системе eKool и появления уведомления об этом в новостной ленте информационной системы eKool.