eKooli andmekaitsetingimused

Käesolevad andmekaitsetingimused kirjeldavad, kuidas eKool AS (registrikood: 11160451, aadress: Telliskivi 60/1, 10412 Tallinn; edaspidi eKool või meie) töötleb veebilehel www.ekool.eu asuva eKooli õppeinfosüsteemi kasutajate (edaspidi Sina) isikuandmeid. Isikuandmeteks on igasugune Sinu kohta käiv teave (sh nimi, kontaktandmed, õppeinfo, toimingute logid jms) ning isikuandmete töötlemine hõlmab kõiki isikuandmetega tehtavaid toimingud (sh lugemine, säilitamine, kasutamine, avaldamine jne).

Isikuandmete kaitse on eKooli jaoks väga oluline ning me suhtume sellesse täie tõsidusega. Sinu isikuandmete töötlemisel täidame asjakohastest Euroopa Liidu ja Eesti Vabariigi kehtivatest õigusaktidest tulenevaid kohustusi ning järgime isikuandmete turvalise töötlemise põhimõtteid. eKooli andmekaitsespetsialistiga saate ühendust võtta e-posti aadressil gdpr@ekool.eu.

eKooli infosüsteemi kasutamise võimaldamiseks ja meie poolt Sulle teenuste osutamisega seotud eesmärkidel, töötleb eKool Sinu isikuandmeid vastutava töötlejana. Lisaks töötleb eKool Sinu isikuandmeid Sulle eKooli infosüsteemi kasutamiseks rolli määranud kooli (edaspidi: kool) nimel ja vastutusel volitatud töötlejana.

Isikuandmete töötlemine eKooli vastutusel

eKooli infosüsteemi kasutajaks registreerimisel palume Sul avaldada meile oma teatud isikuandmeid, ilma milleta ei ole võimalik eKooli infosüsteemi kasutada. Sinu isikuandmeid töötleb eKool eelkõige Sinuga eKooli infosüsteemi kasutamisega sõlmitud lepingu (eKooli kasutustingimused leiad siit) täitmiseks ning selle ettevalmistamiseks. Samuti töötleb eKool teatud juhtudel Sinu isikuandmeid oma äritegevuse edendamise ja parema teenuse pakkumisega seotud õigustatud huvi või Sinu eraldiseisva nõusoleku alusel. Eelkõige võib eKool töödelda Sinu isikuandmeid järgnevatel eesmärkidel:

• isiku tuvastamiseks;
• eKooli infosüsteemi kasutamise võimaldamiseks (sh teenustasude arvestamiseks ja arveldamiseks);
• eKooli infosüsteemi kasutamiseks sõlmitud lepingust tulenevate eKooli õiguste teostamiseks ja kaitsmiseks;
• eKooli infosüsteemi ja meie poolt pakutavate teenuste haldamiseks ja arendamiseks ning uute lahenduste väljatöötamiseks;
• eKooli infosüsteemi ja sellega seotud rakenduste toimimise analüüsiks ning paranduste ja uute lahenduste väljatöötamiseks ja rakendamiseks;
• eKooli infosüsteemi sisestatud andmete kontrollimiseks ja vajaduse korral parandamiseks või täiendamiseks Sinu nõudmisel, näiteks Sulle kasutajatoe osutamiseks;
• teenuse osutamisega seotud võimalike äririskide või kahjude hindamiseks ja ärahoidmiseks;
• eKooli infosüsteemi kasutamisega seotud teadete ja haridusliku sisuga teadete edastamiseks;
• eKooli ja meie teenuseid tutvustavate üldiste turundusteadete edastamiseks. Viidatud teadetest saad Sa keelduda vastavalt iga teate juures olevale juhisele;
• võimaldamaks Sul esitada eKooli infosüsteemi vahendusel taotlusi või teha muid tahteavaldusi kolmandate isikute poolt pakutavate teenuste (nt kindlustusteenus) saamiseks. Seejuures tugineme Sinu sooviavaldusele vastavat teenust tarbida või selle kohta pakkumist saada, oma õigustatud huvile eKooli infosüsteemi kasutusvõimaluste laiendamiseks ning asjakohasel juhul seadusest tulenevale õiguslikule alusele;
• Sinu jaoks sobivate reklaamide ja turundusteadete kuvamiseks. Seejuures tugineme antud eesmärgil isikuandmete töötlemisel oma õigustatud huvile, mis seisneb meie soovis võimaldada eKooli infosüsteemi tasuta kasutamine (välja arvatud hinnakirjas sätestatud tasuliste lisateenuste kasutamine) ja tagada samal ajal, et kuvatavad reklaamid oleksid Sinu jaoks kohased, sobivad ja kasulikud. Lisaks soovime eeltoodud praktikaga vältida eKooli infosüsteemi ülekoormamist meie kasutajate jaoks tarbetu ja häiriva turundusliku sisuga. Seega arvestame erinevate reklaamide ja turundusteadete kuvamisel Sinu kuuluvust sarnase rolli, soo, vanuse, klassi või kooli piirkonnaga kasutajate või sama kooliga seotud kasutajate hulka. Reklaame ja turundusteateid ei kuvata, kui oled aktiveerinud vastava tasulise lisateenuse.

Eeltoodud eesmärkidel võib eKool töödelda järgnevat liiki isikuandmeid:

• tuvastus- ja kontaktandmed (sh ees- ja perekonnanimi, isikukood, aadress, telefoninumber, e-posti aadress);
• eKooli infosüsteemi kasutajakontoga seotud andmed (sh kasutajanimi parool);
• nõusolekud või tahteavalduses seoses isikuandmete töötlemisega või eKooli infosüsteemi kasutamisega;
• kooli poolt Sulle määratud rolli(de)ga seotud andmed;
• lisateenuste kasutamiseks sõlmitud lepingute andmed;
• eKooli infosüsteemi sisselogimiste logi;
• kasutajatoe päringutega seotud andmed;
• andmed eKooli infosüsteemi kasutamiseelistuste kohta (sh kasutamise aktiivsus, teenuste eelistus, veebilehtede osade külastamise andmed jms);
• andmed kasutajate teatud alustel grupeerimise või segmenteerimise kohta;
• hinnangud õppetegevusega seotud ülesannetele ja tundidele ning nendega seonduvad analüüsi järeldused.
• kui Sa oled avaldanud soovi tarbida eKooli infosüsteemi vahendusel kolmanda isiku poolt pakutavat teenust, siis vastava teenuse lepingu sõlmimisega seoses vajalikud andmed (nt kindlustuspakkumise saamiseks ja kindlustuslepingu sõlmimiseks vajalikud andmed (sh reisi sihtkoht ja kuupäevad)).

Isikuandmete töötlemine kooli vastutusel

eKooli infosüsteemi kasutades, töötleb Kool Sinu isikuandmeid avalikes huvides oleva ülesande täitmise (haridusteenuse pakkumine) raames ning oma seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks. Kooli nimel ja vastutusel töödeldakse isikuandmeid eKooli infosüsteemis järgnevatel kooli tegevusega seotud eesmärkidel:

• koolis toimuva õppeprotsessi haldamine ning sellega seoses õigusaktides sätestatud isikuandmete kogumine ja säilitamine;
• õigusaktides sätestatud ulatuses kooli ja kohaliku omavalitsuse koostöö toetamine;
• õpilasele, lapsevanemale, seaduslikule esindajale või muule kooli poolt määratud isikule juurdepääsu võimaldamine õppeinfole;
• õppeprotsessi toetamine läbi õpitulemuste analüüsimine;
• kodu ja kooli vahelise suhtlemise ja koostöö toetamine.

Eeltoodud eesmärkidel töötleb kool eKooli infosüsteemis järgnevat liiki isikuandmeid

• tuvastus- ja kontaktandmed (sh ees- ja perekonnanimi, isikukood/sünnikuupäev, aadress, telefoninumber, e-posti aadress);
• isikuga seotud andmeid (nt sugu, seos õpilasega, eKooli infosüsteemis omistatud roll);
• õppimise, õpitulemuste ja käitumisega seotud andmed (nt õppima asumise ja õpingute staatuse andmed, õpitavad ained, õppekava, hinded, kujundava hindamise tunnistus, klass, paralleel, tundidest puudumistega seotud andmed, käskkirjade andmed, märkused, õppenõukogu otsuste andmed, arenguvestluste andmed, vestluste andmed) ning
• muud haridusasutuse tegevuse korraldamiseks vajalikud andmed (nt söögikordade andmed, toidueelistus, lisatud dokumendid, kooli märkmed ning koolikaardi (õpilastele väljastatav elektrooniline õpilaspiletit või koolikaarti) number, väljaandmise aeg, kool ja kasutamise logi).

Juhime tähelepanu asjaolule, et lisaks isikuandmete töötlemisele eKooli infosüsteemis vastavalt Andmekaitsetingimustes sätestatule, töötleb kool Sinu isikuandmeid vastavalt kooli enda poolt kehtestatud eesmärkidele, reeglitele ja põhimõtetele, mille kohta info saamiseks on vajalik pöörduda kooli poole.

Isikuandmete töötlemisega seotud õiguste teostamine

Andmesubjektina on Sul järgnevad õigused:

• õigus saada teavet selle kohta, kas ja milliseid sinu isikuandmeid eKool oma tegevuse raames töötleb ning kuidas. Seejuures on Sul võimalik eKooli infosüsteemi profiili lehel ise näha teatud ulatuses oma isikuandmeid, privaatsusseadeid ning koolidega seotud rolle. Kooli poolt lisatava õppeinfo nägemine toimub vastavalt rollidele mille Kool on Sulle määranud - õpilane näeb enda õppeinfot ning lapsevanem, seaduslik esindaja või muu kooli poolt määratud isik näeb endaga seotud õpilase õppeinfot. Viimase 30 päeva kohta on võimalik eKooli infosüsteemis näha kõiki muudatusi õppeinfos (ka selle kustutamist ja parandamist). Käimasoleva õppeaasta kohta on võimalik näha hinnete, puudumiste, märkuste, ülesannete, tunnikirjelduste ja vestluste täielikku infot. Eelmiste õppeaastate kohta on võimalik vaadata kokkuvõtvaid hindeid. Kui kool lõpetab Sulle määratud rolli, siis kaob Koolil juurdepääs Sinu profiilis olevatele isikuandmetele. Isikuandmeid ei töödelda eKooli muul eesmärgil kui need on kogutud.
• õigus nõuda oma isikuandmete parandamist, täpsustamist või täiendamist, kui need on valed, puudulikud või ebapiisavad. Teatud osas saad Sa enda isikuandmeid ise muuta ja täiendada eKooli infosüsteemi profiili lehelt. Siiski ei saa õpilase rollis muuta oma nime ega isikukoodi, kuna nendega on seotud koolides hoitav õppetöö info. Koolis oleva õppeinfo muutmiseks tuleb võtta ühendust kooliga.
• õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. Eelkõige on kustutamine võimalik näiteks juhul, kui eKool või Kool ei vaja Sinu isikuandmeid enam käesolevates Andmekaitsetingimustes kirjeldatud või muudel õiguspärastel eesmärkidel või kui eKool töötleb Sinu isikuandmeid nõusoleku alusel ja Sa oled oma nõusoleku tagasi võtnud või kui Sinu andmeid on töödeldud ebaseaduslikult;
• õigus esitada oma isikuandmete töötlemisele vastuväiteid. Eelkõige võib vastuväiteid esitada eKooli õigustatud huvi alusel Sinu isikuandmete töötlemisele ning profiilianalüüsi ja otseturundusega seotud isikuandmete töötlemisele. Vastuväite esitamiseks isikuandmete töötlemise osas pead olema turvaliselt eKooli sisse logitud (ID-kaardiga, mobiil-IDga, smart-IDga või pangalinkide kaudu). Sinu vastuväitele vastamine võib võtta aega kuni 1 kuu alates vastuväite esitamisest.;
• õigus taotleda oma isikuandmete töötlemise piiramist. Eelkõige on töötlemise piiramine asjakohane juhul, kui Sa oled vaidlustanud oma isikuandmete õigsuse, eKool või Kool ei vaja Sinu isikuandmeid enam Sulle haridusteenuse pakkumiseks, kuid Sa ei soovi andmete kustutamist või kui Sa esitad töötlemise suhtes vastuväite;
• õigus nõuda isikuandmete ülekandmist teisele vastutavale töötlejale kehtib juhul, kui eKool töötleb Sinu poolt avaldatud isikuandmeid nõusoleku alusel või seoses Sinuga sõlmitud lepinguga või selle ettevalmistamisega. Andmete ülekandmisel on isikuandmeid võimalik väljastada masinloetavas vormingus otse teisele Sinu poolt osutatud volitatud töötlejale. Väljastatavate andmete hulka ei kuulu kooliga seotud õppeinfo, kuna selle töötlemise aluseks on kooli avaliku ülesande täitmine ning vajadusel kantakse andmed üle õppeasutuse kokkuleppel. Isikuandmete ülekandmise taotluse esitamiseks pead olema turvaliselt eKooli infosüsteemis sisse logitud (ID-kaardiga, mobiil-IDga, smart-IDga või pangalinkide kaudu). Andmed väljastatakse 1 kuu jooksul alates taotluse esitamisest. Taotluse esitamine on tasuta, kuid põhjendamatute või ülemääraste taotluste käsitlemise eest võib eKool nõuda tasu või taotlus(t)e täitmisest keelduda.
• õigus avaldada muid oma isikuandmete töötlemisega seotud soove või taotlusi või nõuda selle kohta täiendavat informatsiooni.

Vastavalt ülal märgitule saad Sa teatud ulatuses teostada oma õigusi eKooli infosüsteemis iseseisvalt. Kui see ei ole siiski võimalik, saad Sa esitada taotluse oma õiguste teostamiseks saates digitaalselt allkirjastatud päringu e-posti aadressil gdpr@ekool.eu või postiaadressil Telliskivi 60/1, Tallinn, 10412.

Palun pane tähele, et Sinu õigused seoses isikuandmete töötlemisega ei ole piiramatud ning teatud juhtudel võivad teiste isikute õigused, eKooli või kooli õigustatud huvid ja/või kohustused piirata Sinu õiguste teostamist.

eKool soovib tagada Sinu isikuandmete õiguspärase, läbipaistva ja Sinu õigusi austava töötlemise ning rakendab Sinu vastuväidete ja taotluste lahendamiseks mõistlikke meetmeid. Kui eKooli tegevus ei ole Sinu hinnangul piisav või rikutakse muul viisil Sinu isikuandmete töötlemisega seotud õigusi, on Sul õigus pöörduda oma õiguste kaitseks järelevalveasutuse poole, milleks on Andmekaitse Inspektsioon.

Isikuandmete säilitamine eKooli infosüsteemis

Sinu isikuandmed säilivad eKooli infosüsteemis kuni Sinu konto sulgemiseni. Konto sulgemine toimub profiili lehel ning selleks pead Sa olema turvaliselt sisse logitud (ID-kaardiga, mobiil-IDga, smart-IDga või pangalinkide kaudu). Pärast konto sulgemist ja sellega seoses isikuandmete kustutamist ei ole kontot ega isikuandmeid võimalik taastada, kuid saab lisada uue kasutajakonto sama kasutajatunnusega.

Kui Sa ei ole eKooli sisse loginud vähemalt 5 aasta jooksul ning Sul ei ole aktiivset rolli üheski koolis, siis Sinu kasutajakonto suletakse ja isikuandmed kustutatakse. Passiivsete kontode sulgemine toimub igal aastal 1. augustil.

Kustutamise asemel võib eKool isikuandmed anonüümida ehk viia need kujule, mis ei võimalda Sinu isikut tuvastada.

Olenemata eeltoodust ei kustutata konto sulgemisel eKooli infosüsteemist Sinu isikuandmeid mida töötleb eKool kooli vastutusel ning eKooli sisselogimiste infot ja Sinu poolt algatatud ja täiendatud vestluste infot. Sinu eKooli sisselogimiste logi säilitame viis aastat. Kooli vastutusel töödeldavad isikuandmed kustutatakse Kooli poolt määratud või seadusest tulenevate vastavate säilitamistähtaegade möödumisel.

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

Andmekaitsetingimustes sätestatud isikuandmete töötlemise eesmärkide täitmiseks ja nendega seoses võib eKool edastada Sinu isikuandmeid järgnevatele kolmandatele isikutele:

• eKooli koostööpartneritele, kes pakuvad meile isikuandmete töötlemise või sellega seotud teenust (näiteks andmeside teenuste osutajad, postituse teenus, arhiivi teenus jms), tingimusel, et sellised isikud täidavad vajalikke organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi nõudeid isikuandmete konfidentsiaalsena hoidmiseks ja kaitsmiseks. Nimetatud kolmandad isikud on isikuandmete volitatud töötlejad, kellel on õigus töödelda isikuandmeid üksnes vastava teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses ja viisil ning eKooli juhiste alusel, järgides kohalduvatest õigusaktidest tulenevaid isikuandmete töötlemise nõudeid;
• eKooli konsultantidele või muudele teenuseosutajatele (näiteks audiitorid, õigus- ja finantsnõustajad, advokaadibürood või muud isikud), kes töötlevad isikuandmeid oma teenuse osutamise raames, kas eKooli volitusel volitatud töötlejana või iseseisval õiguslikul alusel vastutava töötlejana, eeldusel, et vastavad isikud tagavad kohalduvatest õigusaktidest tulenevate isikuandmete töötlemise nõuete täitmise;
• koondväljavõtetena koolipidajatele ning Haridus- ja Teadusministeeriumile;
• muudele kolmandatele isikutele oma õiguste teostamiseks ja kaitsmiseks (näiteks eKooli infosüsteemi kasutamiseks sõlmitud lepingu rikkumisel võlgade sissenõudmise teenuse osutajale, krediidiinfo ettevõttele, õiguskaitse organitele) või kohalduvatest õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks;
• kolmandatele isikutele, kelle teenuste saamiseks oled eKooli infosüsteemi vahendusel eitanud taotluse või muu tahteavalduse (nt kindlustusandjale);
• kui vastav kohustus tuleneb eKoolile kohalduvatest õigusaktidest või kooli kui vastutava töötleja siduvatest juhistest.

Isikuandmeid avaldatakse kolmandatele isikutele igal juhul üksnes ulatuses, mis on vajalik vastava isikuandmete töötlemise eesmärgist või andmete avaldamise vajadusest või kohustusest lähtuvalt. Isikuandmeid ei edastata ühelegi kolmandale isikutele, kes asub riigis, kus ei ole tagatud piisav andmekaitse tase.

Isikuandmete turvalisuse tagamine

eKooli infosüsteemi ning selles sisalduvaid isikuandmeid hoitakse ja töödeldakse digitaalselt ja füüsiliselt turvalistes serverites. Kõikidele meie ja meie koostööpartnerite poolt töödeldavatele isikuandmetele pääsevad juurde üksnes meie töötajad ja meie koostööpartnerite töötajad, kes vajavad neid andmeid käesolevates Andmekaitsetingimustes sätestatud eesmärkidega seotud töökohustuste täitmiseks ning kellel on kohustus järgida andmete töötlemisel isikuandmete kaitset reguleerivates õigusaktides ja käesolevas privaatsuspoliitikas sätestatud nõudeid.

Andmekaitsetingimuste muutmine

Käesolevad andmekaitsetingimused on kehtivad alates 17.04.2019. Andmekaitsetingimusi on eKoolil õigus igal ajal ühepoolselt muuta. Muudatused ja täiendused jõustuvad, kui andmekaitsetingimuste uus versioon on avaldatud eKooli infosüsteemis ning selle kohta on eKooli infosüsteemi uudisvoos ilmunud teavitus.